Để định dạng nhanh nhiều đoạn văn bản có định dạng giống nhau về font chữ, lề… trong Word 2007, bạn làm theo 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Đầu tiên, di chuyển con nháy (hay bấm phím trái chuột) vào đoạn văn bản có định dạng được chọn làm mẫu (hay bạn tiến hành định dạng lại theo ý mình để làm định dạng mẫu).

Sau đó, bạn chọn thẻ Home rồi bấm kép phím trái chuột vào công cụ Format Painter (hình cây cọ). Chú ý: Nếu bạn bấm phím trái chuột 1 lần thì chỉ có hiệu lực cho 1 lần định dạng. Nếu bấm kép, sẽ có hiệu lực cho nhiều lần định dạng (cho đến khi bạn bấm chuột vào biểu tượng này lần nữa).

Kế tiếp, bạn di chuyển con trỏ chuột đến đoạn văn cần định dạng theo mẫu (con trỏ chuột sẽ thay đổi thành biểu tượng cây cọ) rồi kéo chuột bôi đen những đoạn văn bản cần định dạng giống đoạn văn bản mẫu (bạn có thể chọn nhiều đoạn văn bản rời rạc bằng cách giữ phím Ctrl trong khi kéo chuột để chọn văn bản). Việc thay đổi sẽ có hiệu quả ngay lập tức.

Cách 2: Đầu tiên, bạn chỉ việc định dạng cho đoạn văn bản thứ nhất để dùng làm mẫu, sau đó lần lượt đánh dấu các đoạn văn bản cần định dạng lại rồi nhấn phím F4. Chú ý: Phím F4 chỉ có chức năng lặp lại thao tác đã làm trước đó. 

2. Sử dụng AutoCorrect để nhập văn bản mẫu

Chức năng ban đầu của AutoCorrect là tự động sửa lỗi chính tả khi bạn đang nhập liệu nhưng người dùng cũng có thể sử dụng chức năng này cho việc nhập một cụm từ, một câu, hoặc thậm chí nhiều đoạn văn mà chỉ cần gõ vài từ mà thôi (thay vì phải gõ toàn bộ đoạn văn). Như vậy, nếu bạn đưa những từ (hay đoạn văn) thường dùng vào AutoCorrect thì sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian soạn thảo văn bản. Dưới đây là cách tùy biến và sử dụng tính năng AutoCorrect của Word 2007:

– Bạn chọn đoạn văn mẫu rồi bấm chuột lên nút Office > chọn Word Options > chọn  Proofing. Sau đó, bạn bấm nút AutoCorrect Options.

– Trong hộp thoại AutoCorrect, bạn chọn thẻ AutoCorrect. Đoạn văn mẫu sẽ xuất hiện trong khung With. Nếu đoạn văn mẫu đã định dạng hoàn chỉnh và bạn muốn sử dụng định dạng đó mỗi khi chèn, bạn hãy chọn mục Formatted Text (nếu không muốn giữ định dạng thì chọn mụcPlain Text).

– Trong khung Replace, gõ một vài ký tự đại diện (dễ nhớ và không trùng với những ký tự đại diện đã có trong danh sách bên dưới) cho đoạn văn mẫu rồi bấm nút Add > bấm OK 2 lần để kết thúc.

Từ bây giờ, bạn chỉ cần gõ những ký tự đại diện rồi gõ một khoảng trắng (hay dấu chấm câu hay nhấn Tab hoặc Enter) thì Word sẽ tự động thay thế bằng đoạn văn mẫu.

Thu Giang (TP.HCM)