Dịch vụ Microsoft Teams đã được Microsoft ra mắt tại Việt Nam ngày 27-4-2017. Tính năng trao đổi hội thoại mới được dựng sẵn trong Office 365 giúp kiến tạo nền tảng hội thoại tối ưu, xây dựng một không gian làm việc tiên tiến và tập trung, nâng cao hơn hiệu quả làm việc nhóm. Microsoft Teams sẽ đưa toàn bộ thành viên, mọi cuộc hội thoại, những nội dung và các công cụ… mà các nhóm làm việc cần có vào không gian chung, giúp mọi công việc có thể được giải quyết theo cách ưu việt hơn, dễ dàng cộng tác và xử lý hiệu quả.

Ông Vũ Nguyễn Cao Sơn, Chuyên gia cao cấp sản phẩm Office, Microsoft Việt Nam, cho biết: “Theo các nghiên cứu mới đây, chỉ trong vòng 5 năm, số lượng nhóm làm việc tại các công ty đã gia tăng đến 5 lần, và các nhóm làm việc cộng tác hầu hết thời gian thông qua các cuộc họp, điện thoại và trả lời email với tổng lượng thời gian gia tăng 150% so với trước. Hơn thế, những công việc này chiếm tới 80% thời gian làm việc của mỗi nhân viên.”  Cũng theo ông Sơn, các thành viên nhóm hiện nay không chỉ làm việc trong văn phòng, mà họ còn là các nhân sự dịch chuyển.

Nghiên cứu mới đây Asia Workplace 2020 Study do Microsoft khảo sát vào tháng 2 và 3-2017 ở châu Á đã chỉ ra những thách thức chủ đạo  gây cản trở đến hiệu quả của năng suất và hợp tác giữa các nhóm. Cụ thể, những  thách thức đi kèm con số chi tiết về khảo sát tại Việt Nam như sau:

– Quá nhiều các cuộc họp trực tiếp làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc (38%)

– Quá nhiều thời gian để đón nhận thành viên mới tham dự vào nhóm (36%)

– Các cuộc họp tầm công ty chỉ chung chung và không truyền đạt được các mục tiêu mang tính tổ chức.

– Các nhóm quá cứng nhắc và không cởi mở theo phương thức làm việc hiện đại (29%)

– Các thành viên nhóm không thích nghi với lịch làm việc linh hoạt (23%), các nhóm kéo dài thời gian trả lời các vấn đề nội bộ (23%)

Đáp ứng những bài toán của không gian làm việc hiện đại, Microsoft Teams đã được xây dựng và tích hợp sẵn trong Office 365, nhằm đưa mọi người, mọi cuộc hội thoại, nội dung và các công cụ… mà nhóm cần để cộng tác lại trong một không gian, theo cách riêng của mỗi nhóm để có thể làm việc hiệu quả nhất.

Ông Jeremy Showalter, Giám đốc Tiếp thị, Microsoft Việt Nam, chia sẻ: “Không gian làm việc đã chuyển đổi theo phương thức làm việc mới, nơi công nghệ giúp gia tăng việc hợp tác giữa các cá nhân với nhóm hoặc các nhóm với nhau vượt qua khoảng cách địa lý. Microsoft Teams tạo thêm trải nghiệm mới cho Office 365, là một không gian làm việc dựa trên hội thoại,  trao quyền cho mỗi người và mỗi tổ chức làm việc hiệu quả hơn dù độc lập hay theo nhóm.”

Microsoft Teams được xây dựng dựa trên bốn cam kết chủ chốt:

1. Hội thoại (chat) nhóm hiện đại. Microsoft Teams cung cấp cách chat theo mạch và theo dòng thời gian giúp giữ sự liên kết liền mạch cho tất cả các thành viên. Các thảo luận nhóm sẽ được hiển thị cho mọi thành viên một cách mặc định và dịch vụ cũng cung cấp khả năng chat riêng cho các thành viên. Một thư viện hình ảnh động, cảm xúc và các nhãn dán được tối ưu hóa sẽ giúp người dùng có cách tiếp cận vui nhộn được cá nhân hóa cho các không gian làm việc số của họ.

2. Một cổng chung (hub) cho làm việc nhóm: Microsoft Teams là nơi thể hiện những đặc tính cả về chiều rộng đến chiều sâu của Office 365. Mọi người có thể bắt đầu cuộc họp thoại hoặc video, cũng như có thể làm việc bằng tài liệu Microsoft Office, trực tiếp nhờ Microsoft Teams. Tính năng Microsoft Graph giúp người dùng hiển thị trên đồ thị nhiều thông tin hơn để chia sẻ, khám phá phù hợp. Microsoft Teams cũng có trên Office 365 Groups, dịch vụ ứng dụng liên kết thành viên, giúp mọi người dễ dàng và tự nhiên hơn trong việc chuyển dịch từ một công cụ hợp tác này sang công cụ khác, giúp nắm bắt ngữ cảnh tốt và có thể dễ dàng chia sẻ thông tin.

3. Tối ưu hóa cho mỗi nhóm: Vì mỗi nhóm là duy nhất, Microsoft Teams đưa ra khả năng tối ưu hóa các trải nghiệm nhóm theo đặc thù của họ. Các thành viên nhóm có thể tạo ra các kênh để tổ chức hội thoại theo chủ đề. Họ có thể tối ưu hóa các kênh với các tính năng tab (thẻ), giúp nhanh chóng truy cập tới các tài liệu và ứng dụng hay sử dụng. Tab có thể được tạo ra trong các dịch vụ của Office 365 như OneNote, SharePoint và Planner, hoặc trong các giải pháp của đối tác thứ ba như Zendesk và Asana. Microsoft Teams hỗ trợ mô hình Connector như Exchange nhằm cung cấp cảnh báo và cập nhật các dịch vụ của đối tác thứ ba, như Twitter hoặc GitHub một cách trực tiếp. Hơn thế, Microsoft Teams cũng hỗ trợ Microsoft Bot Framework để đem lại các dịch vụ thông minh của cả Microsoft và đối tác thứ ba lên môi trường làm việc nhóm. Bản xem trước Microsoft Teams Developer Preview giúp các nhà phát triển ứng dụng cơ hội bắt đầu xây dựng các sản phẩm tích hợp với Microsoft Teams ngay.

4. Bảo mật: Là một phần của Office 365, Microsoft Teams cung cấp tính năng bảo mật tiên tiến và tuân thủ theo chuẩn toàn cầu của đám mây Microsoft. Dữ liệu được mã hóa toàn thời gian và được bảo trợ bởi một mô hình hoạt động minh bạch không truy cập vào dữ liệu khách hàng. Bộ nhận dạng nhiều tầng cung cấp bảo vệ danh tính nâng cao giúp bảo đảm dữ liệu an toàn trong nhóm. Ngoài ra, Microsoft Teams sẽ hỗ trợ các chuẩn bảo vệ dữ liệu và tuân thủ trọng điểm, như các điều khoản xử lý dữ liệu với như các điều khoản chuẩn Liên minh châu Âu (HIPAA BAA), ISO 27001, ISO 27.018, và báo cáo SSAE 16 SOC 1 và 2.

Ông Nguyễn Vũ Thắng, Giám đốc sản phẩm Office, Microsoft Việt Nam, nói rằng: “Office 365 được thiết kế để đáp ứng những nhu cầu độc đáo của từng nhóm riêng biệt,  với các ứng dụng dựng theo yêu cầu làm việc của các thành viên theo mục tiêu. Tích hợp với Microsoft Teams, tại không gian này, Microsoft Outlook, SharePoint, PowerPoint hay Words hoặc  Excel,.. đều có thể dễ dàng được mở để nhóm làm việc, cập nhật cùng nhau và đồng thời theo dõi sát tiến độ. Đây là công cụ giúp trao quyền cho các nhóm làm việc linh hoạt và hiệu quả hơn nữa.”

Microsoft Teams đã sẵn sàng

Microsoft Teams đã sẵn sàng cho các khách hàng sử dụng Office 365 Enterprises hoặc Office 365 Business. Các chuyên viên kỹ thuật có thể kích hoạt Microsoft Teams cho tổ chức của mình từ màn hình quản trị của Office 365.

Xin mời xem video:

MEDIA ONLINE – PHẠM HỒNG PHƯỚC (MVP)

+ Ảnh do Microsoft cung cấp.