Những điều bạn muốn biết về bộ công cụ văn phòng đám mây Office 365 của Microsoft

Tech MediaOnline

Những điều bạn muốn biết về bộ công cụ văn phòng đám mây Office 365 của Microsoft

April 16

10:50 2013

Print This Article Share it With Friends

Ông Vũ Minh Trí, Tổng giám đốc Microsoft Việt Nam, trả lời phỏng vấn về Những gì bạn cần biết về bộ công cụ văn phòng đám mây Office 365

1. Office 365 có những đặc điểm hay tính năng gì khác so với phiên bản Office thông thường?

Là phiên bản cung cấp dịch vụ đám mây thuộc bộ Office mới (The New Office) của Microsoft

Bộ Office 365 có các ứng dụng được cải tiến: mạnh mẽ hơn, thông minh hơn để đáp ứng nhu cầu làm việc ngày càng cao của người tiêu dùng.

Bộ Office mới được đóng gói với lựa chọn và giá cả khác nhau, để đáp ứng tốt nhất các mong muốn đa dạng của người tiêu dùng.

Đi cùng xu hướng mới, Office 365 giúp người sử dụng có thể truy cập và sử dụng trên mọi loại thiết bị, từ bất cứ đâu vào bất kỳ thời điểm nào. Tích hợp sâu với dịch vụ điện toán đám mây của Microsoft, người sử dụng có thể lưu trữ các văn bản, dữ liệu, cũng như các thiết lập cá nhân lên dịch vụ SkyDrive, để có thể truy cập từ bất kỳ đâu, bất kỳ thời điểm nào, từ nhiều thiết bị khác nhau. Bộ Office mới cũng cho phép cộng tác với các người dùng khác để cùng chỉnh sửa văn bản, tài liệu, thuận tiện hơn các phiên bản trước rất nhiều chỉ thông qua kết nối Internet chứ không đòi hỏi hệ thống mạng doanh nghiệp phức tạp.

Và dù không mang theo máy vi tính, người dùng vẫn có thể làm việc với văn bản của mình thông qua các tính năng rất mới như là “Office on Demand” (“cần là có”) hoặc Office Web App (ứng dụng Office chạy trên trình duyệt web)

Bộ Office mới được thiết kế lại, tối ưu hóa cho công nghệ cảm ứng, giúp người sử dụng có thể dễ dàng thao tác trên các thiết bị. Office 365 Home Premium cho phép sử dụng trên 5 máy PC/ MAC kèm thêm 5 điện thoại, còn Office 365 University cho phép sử dụng trên 2 máy PC/ MAC và điện thoại.

2. Office 365 có những thuận lợi riêng của một bộ sản phẩm năng suất mạnh mẽ với nhiều tính năng phù hợp cho mọi đối tượng người dùng. Các ứng dụng Word, Excel, PowerPoint, Outlook đều được bổ sung các tính năng mới theo hướng trực quan và thuận tiện trong mọi thao tác. Một số tính năng mới bao gồm:

Trải nghiệm mới với màn hình Start Screen mới – cung cấp cho bạn các tài liệu bạn truy cập gần đây nhất. Ngoài ra cũng cung cấp các lựa chọn template phù hợp với nhu cầu của bạn

Các công cụ Multimedia được cải tiến – có thể gắn video trên mạng vào các văn bản của bạn

Dễ dàng chuyển tải các nội dung từ file PDF như đoạn văn, danh mục, bảng biểu sang văn bản Word

Tiện ích zoom vào hình ảnh hoặc các bảng biểu trên văn bản nhanh chóng, dễ dàng

Chia sẻ các tài liệu của bạn cho những người khác theo thời gian thực tế– cho phép người khác đọc và xem văn bản ngay cả khi họ không có Word

Chức năng Flash Fill tại Excel cung cấp các công cụ giúp bạn dễ dàng format và chuyển đổi vị trí dữ liệu. Công cụ này phân tích và nhận biết cách thức bạn xử lý dữ liệu và tự động hoàn thành các dữ liệu còn lại mà không cần đến các formula hay macro

Excel cung cấp các bảng biểu phù hợp giúp bạn nhìn, phân tích, và xử lý tích dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả

Công cụ Quick Analysis giúp bạn tổng kết hay hiển thị dữ liệu

Onenote cho phép bạn thêm vào các note, hình ảnh, trang web, file tiếng, hay các file media khác

Powerpoint được cải tiến dễ dàng sử dụng hơn, nhiều ứng dụng hơn. Khi thuyết trình, bạn có thể zoom phóng to các thông tin quan trọng, hay bỏ qua các slide mà khán giả không nhìn thấy những slide bỏ qua này. Bạn cũng có thể thuyết trình qua trang brower cho người khác, ngay cả khi họ không cài powerpoint trên máy tính.…

3. Người sử dụng phiên bản Office 365 có những thuận lợi khác biệt như thế nào?

Office 365 được chào bán với giá khá phù hợp: 1.699.000 đồng cho bản Office 365 Home Premium 1 năm sử dụng và 1.499.000 đồng cho bản Office 365 University 4 năm sử dụng. Như vậy, có thể thấy rằng, chi phí chỉ chưa tới 1 ngàn đồng / 1 máy / 1 ngày. So sánh với bộ Office Suite có giá ~ 2,5 triệu đồng trở lên và chỉ cài được trên 1 máy ta có thể thấy được sự khác biệt.

Office 365 được hưởng nhiều ưu đãi như: tặng 20GB lưu trữ đám mây SkyDrive (do đó, tổng dung lượng trên SkyDrive sẽ là 27 GB), tặng 60 phút Skype quốc tế mỗi tháng (gọi được máy bàn và di động ở hàng chục quốc gia). Office 365 Home Premium được cài lên 5 máy và Office 365 University được cài lên 2 máy (chỉ dành cho sinh viên đại học, cao đẳng, giảng viên, và cần kiểm tra tính hợp lệ khi cài đặt/kích hoạt)

Office 365 dành cho người/ hộ gia đình dùng muốn sử dụng phần mềm này TRÊN NHIỀU THIẾT BỊ thay vì chỉ cài đặt trên một máy tính

Office 365 cung cấp bộ cài đầy đủ từ trên mạng (Click-to-Run) với tất cả các ứng dụng office phiên bản mới nhất gồm Word, Excel, Powerpoint, Outlook, * OneNote, *Access, *Publisher (*: chỉ chạy trên PC) và tương thích cả PC hay MAC.

Khi sử dụng Office 365, mọi chế độ setting sẽ được ghi nhớ, bất kể người dùng sử dụng thiết bị nào. Ngoài ra, dù bạn ở bất cứ nơi nào, sử dụng bất cứ thiết bị nào, bạn cũng sẽ luôn luôn có khả năng truy cập/ kết nối với các tài liệu/ văn bản của bạn ở trên SkyDrive. Ngay cả khi bạn phải sử dụng máy tính tại cửa hàng cà phê không có cài sẵn bộ Office (nhưng sử dụng Windows 7 trở lên) thì tính năng Office-on-Demand giúp bản tải về bộ Office mới với đầy đủ các tính năng của Office, giúp bạn dễ dàng làm việc/ chỉnh sửa các văn bản của mình. Sau khi bạn đã chỉnh sửa xong và thoát khỏi tài khoản của mình, tự động Office-on-Demand cũng sẽ biến mất khỏi máy tính này, do đó, bạn hoàn toàn không phải lo về bảo mật.

Office 365 có thể được cài và sử dụng trên nhiều nền tảng hệ điều hành khác nhau (Windows, Mac hoặc Windows Phone), trong khi mỗi bộ Office Suite chỉ hỗ trợ một nền tảng (hoặc Windows, hoặc Mac)

Người sử dụng O365 được hưởng quyền nâng cấp lên các phiên bản mới, dịch vụ mới, trong khi người dùng Office Suite truyền thống phải trả tiền nâng cấp

4. Office 365 có phải là bước đón đầu của xu hướng phát triển CNTT trên thế giới?

Với Office 365, bạn sẽ đón đầu được các xu hướng phát triển CNTT trên thế giới:

Nhận định được xu hướng phát triển của CNTT trên toàn cầu là yêu cầu sử dụng thiết bị ngày càng đa dạng và một người thường sử dụng nhiều thiết bị khác nhau ở công sở, trên đường, tại gia thông qua máy điện thoại máy PC thông thường hoặc máy tính bảng. Và nhu cầu của người dùng cũng ngày càng gia tăng. Họ muốn truy cập vào tài liệu của bản thân dù ở bất cứ đâu, bất cứ thời điểm nào, và sử dụng bất cứ thiết bị nào. Hơn thế, vì xu hướng mạng xã hội và tương tác ngày càng cao, nên đòi hỏi cá nhân về cộng tác trên nhiều mạng xã hội cũng ngày càng gia tăng. Ngoài ra, xu hướng điện toán đám mây với việc sử dụng dịch vụ và nhu cầu dịch vụ từ đây cũng đang ngày càng phát triển. Microsoft đã nhìn nhận các xu hướng trên để tạo ra sản phẩm Office sẵn sàng đón đầu xu hướng này, để người dùng có được những trải nghiệm tốt nhất. Chính vì thế, ngay khi mới ra mắt phiên bản Office mới, báo chí trên toàn cầu như USA Today, Gizdomo, Wired đã dành những nhận xét tốt đẹp nhất cho Bộ sản phẩm này. The Verge chia sẻ: “ Bộ Office mới là một bước nhảy vượt bậc”.

5. Các hỗ trợ của Microsoft cho khách hàng tại Việt Nam để trải nghiệm Office 365?

Giá của phiên bản Office tại Việt Nam được hỗ trợ rẻ hơn đến 20% so với giá tại các thị trường khác. Ví dụ, giá bán tại thị trường các nước khác cho Office 365 Home Premium là 99 USD/ năm thì Việt Nam là 1.699.000 đồng/năm (tương đương 79 USD), còn Office 365 University là 79 USD/ 4 năm thì tại Việt Nam là 1.499.000 đồng/ 4 năm (tương đương 69 USD)

Download dùng thử Office 365 trong vòng 30 ngày theo đường link http://office.microsoft.com/en-001/try/

Trong tương lai gần, sẽ có các bản Office với giao diện tiếng Việt và trang web Office tiếng Việt cũng sẽ được chạy, giúp người dùng dễ dàng mua, cài đặt, tìm trợ giúp. Thêm vào đó, dự kiến trang web đầy đủ bằng tiếng việt, kèm theo các típ hướng dẫn, cách cài đặt, cửa hàng trực tuyến… dự kiến cũng hoàn thành vào cuối tháng 5/2013.

Đối với những khách hàng đã mua và cài đặt Office phiên bản cũ từ ngày 19/10/2012 đến 30/04/2013 và mong muốn được nâng cấp lên phiên bản Office mới nhất, họ hoàn toàn có thể chuyển đổi sang Office 365 để sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau; hoặc đơn giản là nâng cấp lên phiên bản 2013 mới nhất.

6. Sự khác biệt giữa Office mới (Office 365/ new Office) so với bản MS Office cũ (2010, 2007…)

New Office là phiên bản mới của bộ phần mềm văn phòng nổi tiếng của Microsoft, được giới thiệu ngày 29/1/2013 trên toàn cầu, với các ứng dụng được cải tiến: mạnh mẽ hơn, thông minh hơn để đáp ứng nhu cầu làm việc ngày càng cao của người tiêu dùng.

Bộ Office mới được tích hợp sâu với dịch vụ điện toán đám mây của Microsoft, cho phép người sử dụng lưu trữ các văn bản, dữ liệu, cũng như các thiết lập cá nhân lên dịch vụ SkyDrive, để có thể truy cập từ bất kỳ đâu, bất kỳ thời điểm nào, từ nhiều thiết bị khác nhau. Bộ Office mới cũng cho phép cộng tác với các người dùng khác để cùng chỉnh sửa văn bản, tài liệu, thuận tiện hơn các phiên bản trước rất nhiều. (chỉ cần kết nối Internet chứ không cần phải có hệ thống mạng doanh nghiệp phức tạp)

Bộ Office mới được thiết kế lại, tối ưu hóa cho công nghệ cảm ứng, giúp người sử dụng có thể dễ dàng thao tác trên các thiết bị cảm ứng như máy tính bảng, smartphone.

Bộ Office mới được đóng gói với các lựa chọn và giá cả khác nhau, để đáp ứng tốt nhất các mong muốn đa dạng của người tiêu dùng.

Nếu không mang theo máy vi tính, bạn vẫn có thể làm việc với văn bản của mình thông qua các tính năng rất mới như là “Office on Demand” (“cần là có”) hoặc Office Web App (ứng dụng Office chạy trên trình duyệt web)

Các ứng dụng Word, Excel, PowerPoint, Outlook đều được bổ sung các tính năng mới theo hướng trực quan và thuận tiện trong mọi thao tác. Một số tính năng nổi bật đáng chú ý: PDF Reflow, Excel Flash Fill, Powerview, Powerpivot, Reading Mode, Presenter View, Online Presentation, …

7. Tại sao khách hàng tiêu dùng nên lựa chọn Office 365 thay vì sử dụng bản Office truyền thống?

Office 365 và Office Suites là các cách đóng gói khác nhau của bộ phần mềm Microsoft Office phiên bản 2013, giúp người tiêu dùng có thêm lựa chọn khi mua sản phẩm

Office 365 dành cho người/ hộ gia đình dùng muốn sử dụng phần mềm này trên nhiều thiết bị. Office 365 University dành cho các sinh viên, giáo viên, giảng viên tại các trường cao đẳng và đại học trở lên. Khi muốn tháo bỏ Office từ 1 máy, người sử dụng có thể cài Office vào máy khác thay thế, miễn là tổng số Office cài là 5 máy PC/ MAC cho Office 365 Home Premium hoặc 2 máy cho Office 365 University. Còn Office Suite chỉ được phép cài lên 1 máy.

Office on Demand khác Office Web Apps ở điểm Office Web Apps không cung cấp đầy đủ các tính năng của bộ Office thông thường và có hạn chế về một số tính năng.

Office 365 cung cấp bộ cài đầy đủ từ trên mạng (Click-to-Run) với tất cả các ứng dụng Office gồm Word, Excel, Powerpoint, Outlook, OneNote, Access, Publisher (3 ứng dụng cuới chỉ chạy trên PC) và tương thích cả PC hay Mac. Bộ Office Suite chỉ có một số ứng dụng (4-5-6 ứng dụng tùy theo bộ)

Office 365 có thể được cài và sử dụng trên nhiều nền tảng hệ điều hành khác nhau (Windows hoặc Mac hoặc Windows Phone), trong khi mỗi bộ Office Suite chỉ hỗ trợ một nền tảng (hoặc Windows, hoặc Mac)

Office 365 được hưởng nhiều ưu đãi như: tặng 20GB lưu trữ đám mây SkyDrive (do đó, tổng dung lượng trên SkyDrive sẽ là 27GB), tặng 60 phút Skype quốc tế mỗi tháng (gọi được máy bàn và di động ở hàng chục quốc gia). Office 365 Home Premium được cài lên 5 máy và Office 365 University được cài lên 2 máy (chỉ dành cho sinh viên đại học, cao đẳng, giảng viên, và cần kiểm tra tính hợp lệ khi cài đặt/kích hoạt)

Người sử dụng O365 được hưởng quyền nâng cấp lên các phiên bản mới, dịch vụ mới, trong khi người dùng Office Suite truyền thống phải trả tiền nâng cấp

Office 365 được chào bán với giá khá rẻ, (1.699.000 đồng cho O365 1 năm sử dụng và 1.499.000 dồng cho O365U 4 năm sử dụng) (chi phí chưa tới 1 ngàn đồng / 1 máy / 1 ngày) trong khi bộ Office Suite có giá từ 2,5 triệu đồng trở lên và chỉ cài được trên 1 máy thay vì nhiều máy khác nhau.

8. Người dùng VN có thuận lợi, khó khăn gì khi tiếp cận với phiên bản này không?

Các bộ Office 365 và Office Suite đều đã có sẵn tại các cửa hàng bán lẻ vi tính, mua rất dễ dàng, và thậm chí có thể mua trực tuyến ngay trên mạng

Hiện nay mới chỉ có bản tiếng Anh, giao diện trang cài đặt cũng bằng tiếng Anh, có thể hơi khó khăn cho người dùng. Phiên bản tiếng Việt cho Office Suite dự kiến sẽ ra mắt vào cuối tháng 5/2013

Office 365 sẽ không bao gồm đĩa cài đặt. Người sử dụng có thể mua thêm 01 đĩa cài back up với giá 5usd cộng thêm. Phương thức cài đặt của Office 365 khác với các phiên bản Office truyền thống. Khách hàng có thể cài trực tiếp từ internet xuống.

Đối với Office 365 University, người sử dụng cần cung cấp thẻ sinh viên/ giấy chứng nhận hợp lệ. Nếu người sử dụng không phải đối tượng hợp lệ (sinh viên/ giảng viên/ cán bộ đang học tập/ giảng dạy tại các trường cao đẳng và đại học trở lên) thì sản phẩm sẽ không được coi là hợp lệ và không kích hoạt sử dụng được, và cũng không được hoàn tiền.

Phiên bản Office 2003 sẽ chính thức không được hỗ trợ bởi Microsoft vào tháng 4/2014. Như vậy, các khách hàng đang sử dụng phiên bản này cần có kế hoạch nâng cấp/ mua phiên bản Office mới 365 hoặc Office 2013.

9. Mua Office 365 vào thời điểm này có được hưởng khuyến mại hay lợi ích gì đặc biệt không?

Microsoft cùng các đối tác Việt Nam đã có những khuyến mại đặc biệt trong thời điểm vừa qua và sắp tới, cũng sẽ liên tục phối hợp với các đối tác để đưa ra các khuyến mãi đặc biệt cho người tiêu dùng

Office 365 dùng thử trong vòng 30 ngày có tại: http://office.microsoft.com/en-001/try/

Đối tượng áp dụng: Khách hàng đã mua và cài đặt Office từ 19/10/2012 đến 30/04/2013

Thời gian nâng cấp: Đến hết 31/05/2013

Yêu cầu: Giữ lại hóa đơn/ chứng nhận mua phiên bản Office

Phương thức: Vào trang Office.com/offer để nâng cấp

Sản phẩm	Lựa chọn nâng cấp
	Lựa chọn 1	Lựa chọn 2
Office Home and Student 2010	01 năm sử dụng Office 365 Home Premium	Office Home & Student 2013 cho 01 máy (phi thương mại)
Office for Mac Home & Student 2011	01 năm sử dụng Office 365 Home Premium
Office University 2010	04 năm sử dụng Office 365 University
Office for Mac University 2011	04 năm sử dụng Office 365 University
Office Home and Business 2010	Office Home & Business 2013	01 năm sử dụng Office 365 Home Premium
Office for Mac Home and Business 2011	01 năm sử dụng Office 365 Home Premium
Office Professional 2010	Office Professional 2013	01 năm sử dụng Office 365 Home Premium
Sản phẩm riêng lẻ Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access, Publisher, Visio standard/ professional, Project standard/ professional 2010	Nâng cấp lên phiên bản 2013 của cùng sản phẩm

10. Khi sử dụng hay cài đặt Office 365 cần tư vấn và trợ giúp trực tiếp thì liên hệ với ai?

Đường dây nóng trợ giúp (bằng tiếng Việt): (04) 3935 1053

11. Khi thuê bao hết hạn thì sao?

a. Các ứng dụng Office đã cài trong máy sẽ được chuyển về trạng thái “Read Only”, chỉ cho phép người dùng mở/đọc/in văn bản, mà không cho phép sửa.

b. Dung lượng 20GB được tặng theo Office 365 cũng chuyển về trạng thái “Read Only”. Tất cả dữ liệu đã được lưu đều còn nguyên vẹn, tuy nhiên không thể lưu thêm dữ liệu lên đám mây.
(Nếu dữ liệu đã lưu ít hơn 7GB thì vẫn tiếp tục tải lên được vì đây là 7GB free được tặng cùng với Microsoft Account)

c. Khách hàng có thể lựa chọn gia hạn thuê bao bằng cách:

– mua hộp sản phẩm Office 365 mới tại hệ thống bán lẻ và nhập Product Key trong hộp

– mua trực tiếp trên mạng của Microsoft. http://office.com và nhập Product Key được cung cấp

– O365 University chỉ dành cho đối tượng sinh viên đang học tập tại trường đại học/cao đẳng trở lên, nên không có tính năng gia hạn (Sau khi tốt nghiệp thì không còn nằm trong diện được sử dụng O365U)

– Nếu người dùng Office365 University là các giảng viên/giáo viên tại các trường đại học/cao đẳng thì được phép gia hạn duy nhất 1 lần.

12. Nếu không được sửa văn bản nữa, khách hàng sẽ làm thế nào để sử dụng những tài liệu đã có?

Chỉnh sửa văn bản bằng Office Web App (ứng dụng Office chạy trên trình duyệt web) với một số tính năng hạn chế hơn so với bản đầy đủ cài trong máy. Office Web App có sẵn ngay khi khách hàng mở file văn bản dữ liệu từ phần lưu trữ điện toán đám mây SkyDrive ngay trong trình duyệt.

Khách hàng có thể mở và chỉnh sửa văn bản bằng bộ Office có bản quyền khác (như Office 2007, 2010, 2013, nhưng phải theo đúng các quy định về bản quyền sử dụng)

PHP
(Theo thông tin do Microsoft Việt Nam cung cấp)